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Come scrivere un messaggio PEC professionale

Negli ultimi anni, la Posta Elettronica Certificata si è affermata come uno strumento fondamentale per la comunicazione tra aziende, professionisti ed enti pubblici. Grazie alla sua validità legale e alla garanzia di consegna, la PEC è diventata uno strumento indispensabile per inviare documenti importanti in modo sicuro ed efficiente. Bisogna però fare una considerazione fondamentale: scrivere un messaggio PEC richiede attenzione e cura, poiché è necessario rispettare alcune regole e convenzioni specifiche. In questa guida, esploreremo passo dopo passo come scrivere un messaggio PEC efficace.

Che cos’è la PEC

Le PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, sono strumenti digitali di comunicazione che ricoprono ormai un ruolo fondamentale nel mondo delle transazioni elettroniche. Si tratta in pratica di un indirizzo email professionale che garantisce l’integrità, l’autenticità e la tracciabilità delle comunicazioni inviate e ricevute. La sua principale caratteristica è quella di conferire valore legale a un messaggio, fungendo da prova giuridicamente rilevante. Questo strumento è particolarmente utilizzato nel mondo delle aziende e delle pubbliche amministrazioni, dove è richiesta una comunicazione sicura e tracciabile.

Come scrivere una PEC professionale

La PEC rappresenta quindi un’evoluzione digitale della tradizionale posta elettronica, offrendo un modo rapido ed efficiente per gestire le comunicazioni legali e ufficiali. Ma come scrivere un messaggio formale che possa andar bene per una PEC? Quali sono le caratteristiche di un messaggio PEC valido e, aspetto da non sottovalutare, come affrontare il tema della formattazione del testo per un messaggio di Posta Elettronica Certificata? E ancora, che tipo di linguaggio bisogna adottare per questo tipo di strumento?

Nei prossimi paragrafi forniremo una serie consigli pratici per scrivere un messaggio PEC che risulti professionale, in modo tale che l’azienda di turno riesca a costruire una comunicazione efficace con clienti e fornitori.

# L’oggetto della mail

L’oggetto del messaggio è la prima cosa che il destinatario legge, quindi è fondamentale renderlo chiaro e descrittivo. Evita oggetti generici come “Documento” o “Richiesta” e cerca di essere specifico, per esempio con formule più complete come “Invio Contratto di Lavoro Firmato” o “Richiesta di Preventivo per Servizi di Consulenza”.

# Il saluto per l’utente

Differentemente di quando si scrive un messaggio email tradizionale, in un’email PEC è importante adottare un tono professionale e cortese. Inizia con un saluto formale, come “Egregio” o “Gentile”, seguito dal nome dell’utente o del destinatario. Essendo un messaggio aziendale, è preferibile utilizzare un tono formale a differenza del tono informale adottata tra amici, soprattutto perché il messaggio andrà a rappresentare la tua azienda. Importante anche il saluto finale: assicurati di includere un ringraziamento per l’attenzione e di concludere con una formula di cortesia, come “Distinti saluti” o “Cordiali saluti”.

# Sii chiaro fin da subito

Non tergiversare ma arriva dritto al punto, senza girarci tanto intorno. Già nel primo paragrafo dovrai fornire una breve introduzione sul motivo che ti ha spinto a inviare all’utente un messaggio PEC. Spiega chiaramente perché stai inviando il messaggio e quali sono gli obiettivi che intendi raggiungere. Se per esempio stai inviando un documento, indica quale documento è insieme allo scopo dell’invio.

# Fornisci al’utente tutte le informazioni del caso

Nel corpo del messaggio, fornisci tutte le informazioni rilevanti in modo chiaro e conciso. Cerca di curare anche la formattazione del testo, organizzandolo in paragrafi distinti per facilitare la lettura. Se stai inviando un allegato, menziona esplicitamente l’allegato nel corpo del messaggio, con una frase tipo questa: “Allego il Contratto di Lavoro Firmato in formato PDF”.

# Usa un linguaggio formale e professionale

Il tema del linguaggio è alla base di ogni tipo di comunicazione, in special modo se si parla di comunicazione aziendale. Se partiamo dal presupposto che la PEC è uno strumento di comunicazione formale, appare evidente che si debba utilizzare un linguaggio professionale e corretto. Evita abbreviazioni, emoticon e toni informali. Rileggi il messaggio per correggere eventuali errori grammaticali o di battitura.

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Keliweb propone una serie di soluzione con il quale potrai avere la tua casella di posta elettronica professionale, con cui potrai inviare messaggi che abbiano lo stesso valore di raccomandate con ricevuta di ritorno (la PEC ha valore legale).

Nella nostra pagina dedicata appunto ai servizi di email PEC, trovi tre diverse soluzioni chiamate KeliPEC Basic (soluzione PEC economica), KeliPEC Pro (che ti permette di certificare il dominio di terzo livello) e KeliPEC Full. (con cui puoi certificare il dominio con il nome della tua azienda).

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Lettura consigliata: tutto quello che c’è da sapere su come aprire una PEC con Keliweb.

Per concludere

In questo articolo abbiamo cercato di fornirti una serie di consigli pratici che potranno tornarti utili, per assicurarti che il messaggio venga strutturato in maniera corretta. La posta elettronica certificata PEC è lo strumento con cui la tua azienda dovrà comunicare con clienti, partner e altre società, perciò sapere come scrivere un messaggio PEC professionale ricopre un’enorme importanza.

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