Le dritte dal Datacenter

Come impostare le risposte automatiche delle email

Una soluzione necessaria per chi utilizza la posta elettronica per lavoro e vuole ottimizzare i tempi

Chi lavora sul web sa benissimo che spesso il tempo sembra non bastare, con le lancette che scorrono inesorabili che ci sussurrano dell’impellenza delle consegne da effettuare nell’orario prestabilito. Per ovviare a un problema del genere, e rendere così più comoda e piacevole l’attività lavorativa giornaliera, bisogna automatizzare alcuni processi, ovvero affidarci agli strumenti digitali. Ecco perché oggi abbiamo deciso di analizzare il procedimento per inserire le risposte automatiche alle email.

Risposte automatiche email, nel segno dell’ottimizzazione

Ogni giorno ricevi tantissimi messaggi mail, la cui maggior parte sembrano ruotare intorno sempre agli stessi concetti e alle medesime richieste. Per recuperare un po’ di tempo per il tuo lavoro, la migliore soluzione è quella di ottimizzare questo processo, impostando un software che ti consenta di inviare risposte automatiche a queste email che ricevi.

Si tratta di un’ottima opportunità per risparmiare tempo e ottimizzare le risposte dalla tua casella email. Impostando delle risposte automatiche, avrai anche l’occasione di strutturare dei messaggi di risposta chiari, non scritti di getto in piena notte per mancanza di tempo. Così facendo riuscirai a dare alle tue comunicazioni una uniformità (e anche una lucidità), elementi che contraddistingueranno al meglio il tuo Brand.

Come impostare risposte automatiche

Per creare il tuo sito internet devi, come prima cosa, acquistare un hosting di qualità in modo tale da essere certo di usufruire di ottime prestazioni e di un alto livello di sicurezza, sia per il tuo progetto che per quel che riguarda i tuoi clienti.

Le soluzioni targate Linux vengono gestite tramite cPanel, un pannello di controllo semplicissimo da usare e che permette, anche ai meno esperti, di attingere a numerose funzionalità davvero utili. Tramite il pannello è possibile anche impostare le risposte automatiche per le tue email, in modo tale da facilitare l’attività giornaliera di tutti coloro che utilizzano la posta elettronica per scopi aziendali.

Passo 1

La prima cosa da fare è, come appare ovvio, effettuare l’accesso al pannello di controllo.

Per poter accedere a cPanel, dovrai inserire il termine “cPanel” prima del tuo dominio: esempio cpanel.iltuodominio.com

cpanel effettui accesso

Inserisci (nella schermata che vedi qui sopra) il tuo Nome utente e la tua Password. Clicca poi su Accedi.

Passo 2

Una volta effettuato l’accesso, scendi giù con il mouse e trova la sezione dedicata alla posta elettronica (come vedi nella figura che segue).

cpanel risposte automatiche

Clicca sul comando Risposte automatiche, in modo tale da poter impostare i tuoi messaggi automatici senza alcuna difficoltà.

Passo 3

Una volta entrato nella sezione apposita, effettuare la configurazione delle risposte automatiche delle email sarà davvero molto semplice.

cpanel risposte automatiche dominio

Come indicato nell’immagine qui sopra, quello che devi fare è aprire il menù a tendina Gestione per selezionare il dominio su cui vuoi che venga attivato questo particolare servizio.

Passo 4

Selezionato il dominio, puoi passare direttamente alla creazione (o alla modifica, se già avevi impostato delle risposte automatiche) dei messaggi che intendi siano inviati in automatico ogni qual volta ricevi delle email.

cpanel aggiungi risposte automatiche

Clicca su Aggiungi risposta automatica per andare avanti.

Passo 5

In questa pagina andrai a inserire tutti i parametri delle risposte automatiche, non solo il corpo del messaggio ma anche quanto tempo dovrà passare prima che la risposta sia inviata, il tipo di carattere da utilizzare, la presenza di elementi in HTML, l’oggetto ecc.

cpanel modifica aggiungi risposte automatiche

cpanel risposte automatiche corpo mail

Completati tutti questi passaggi, clicca sul pulsante azzurro Crea/Modifica… e il gioco è fatto!

Perché la posta elettronica è ancora importante

Quante volte hai sentito negli ultimi anni decretare la fine della posta elettronica, magari anche da personaggi molto conosciuti? Diverse volte, o per meglio dire… tante. Nonostante questa sorta di “requiem anticipato”, le cose stanno in maniera ben diversa: la posta elettronica è ancora uno strumento potentissimo che può fare la differenza, in particolar modo per quel che riguarda l’ambito professionale.

Grazie all’invio di messaggi mail, riuscirai a mantenere un rapporto diretto con i clienti, tenendoli informati di volta in volta su tutte le novità dell’azienda.

Perché investire in una strategia di Email Marketing

La posta elettronica si conferma dunque, ancora oggi, come un mezzo in grado di farci conquistare grandi risultati. Attraverso una strategia di Email Marketing si riuscirà ad avere un contatto diretto con gli utenti e, elemento da non sottovalutare, si potrà indirizzare il traffico e analizzare il comportamento delle persone una volta giunte sulla pagina web (o Landing Page) di atterraggio.

Nel video che segue, l’esperta Maura Cannaviello mette in evidenza 4 validissimi motivi per investire in Email Marketing.

Per concludere

L’utilizzo della posta elettronica potrà darti risultati più soddisfacenti di quelli che potresti ottenere tramite i Social Media, perciò inizia a definire un piano d’azione per la tua casella email professionale. Impostando le risposte automatiche, messaggi che partiranno ogni qual volta riceverei determinate comunicazioni, riuscirai anche a ottimizzare il tuo lavoro per poterti concentrare completamente sulle esigenze dei tuoi clienti e sulla gestione della tua attività digitale.

È giunto il momento di fare qualcosa per facilitarti il compito e per ottimizzare ancora di più i tuoi sforzi.

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