Cos’è e a cosa serve un calendario editoriale

Il calendario editoriale altro non è che un documento redatto al fine di riuscire ad organizzare al meglio i contenuti che dovranno essere pubblicati sul proprio blog o sullo spazio web di altri, sia ad esempio per un contratto di lavoro con un cliente di cui curiamo parte della comunicazione aziendale o anche per un guest-post a casa di amici webbosi, un po’ come faccio io oggi con i ragazzi di Keliweb.

In poche parole quindi, senza stare a girarci troppo intorno, serve a guidarci e spronarci nel fare le cose per bene, rendendo più proficua la nostra attività di blogging. È bene infatti rendersi conto fin da subito, che se decidiamo di aprire un blog per lavoro, per hobby o anche solo per provare a vedere come va, quello di cui abbiamo davvero bisogno ancor  prima di capire quali argomenti trattare, dove cercarli, dove studiare etc etc… è la continuità.

Quindi, lasciando (ovviamente) stare la base spaziale del sottoscritto che predica bene ma razzola malissimo e fa tutte le volte la figura del bravo calzolaio con le scarpe rotte, la continuità è l’ingrediente fondamentale per tenere aperto uno spazio web da cui ci aspettiamo effettivamente un certo tipo di ritorno, sia esso economico, di visibilità o di quello che più vi pare e piace.

In molti, troppi casi infatti, si inizia a pubblicare su un blog presi da un entusiasmo strepitoso, pieni di buoni propositi e già con in mente i prossimi post che andranno redatti. Ad n certo punto però, tra un momento “un po’ no”, due impegni di traverso e una partita a calcetto di troppo, cambiamo binario e ne imbocchiamo uno che finisce diretto in una stazione deserta, senza commenti, condivisioni, interazione e tutto quello che ci piace vedere quando parliamo al mondo di una cosa che ci appassiona o (peggio) con cui, effettivamente lavoriamo ogni giorno per portare a casa la famosa pagnotta.

Sapete perché succede? Tre esempi classici:

• Perché non abbiamo scadenzato gli impegni e sicuramente qualcuno ce lo siamo perso per strada;

• Perché se abbiamo un pubblico, dobbiamo capire che i lettori si abituano ad averti in time-line e se non riesci ad essere presente alla giusta maniera, il defollow arriva in un attimo;

• Perché siamo diventati noiosi pubblicando cose troppo simili e senza un filo conduttore preciso;

Quante volte è capitato? Tante eh…

Il calendario editoriale è quindi, il principale strumento di controllo delle nostre attività di scrittura. È la prima cosa che deve essere letta la mattina e l’ultima da aggiornare prima del concludersi della giornata.

Calendario e piano editoriale non sono la stessa cosa

Il piano editoriale è un affare completamente diverso. È il prospetto vero e proprio del nostro Sito/Blog.  Una raccolta SCRITTA E ORDINATA (fidatevi che è meglio) di tutte le informazioni su quello che vorremo realizzare in futuro.

Che ci sta dentro? Un lavoro di buona selezione per individuare fin da subito:

• La nicchia del nostro mercato di riferimento;
• Il target di lettori che potremmo aspettarci in quella nicchia;
• Le argomentazioni che potremo andare a toccare nel tempo;
• Il tone of voice che useremo per comunicare;
• La frequenza delle pubblicazioni;
• Il tipo di moderazione che adotteremo con utenti e commenti;

Ci sta in mezzo anche la frequenza delle pubblicazioni visto? È corretto che sia lì perché provare almeno a decidere prima cosa deve essere fatto, supporta il nostro concetto di continuità e traccia una linea netta tra l’utilizzo dei due sistemi, così da poter dire che:

• Il piano editoriale decide i contenuti;
• il calendario li organizza.

E poi il calendario è solo un mezzo.

Il modo dobbiamo trovarlo da noi
Come si struttura un calendario editoriale? Sempre e comunque secondo esigenza.
Non c’è una regola precisa per creare un calendario perfetto e che possa andare bene per tutti. Non è un lavoro standardizzato per cui se non si fa ad una certa maniera allora rischia di non funzionare anzi, usare un calendario editoriale creato da altri senza tentare di adattarlo alle proprie esigenze rischia di essere anche controproducente.

Nel mio per esempio, ci sono riportate tutte le attività sviluppate per ogni cliente, sia dell’anno corrente che di quello prima, con addirittura una colonna finale che va ad eseguire un mero conteggio della quantità di lavori ogni anno, in modo da capire se per esempio le pubblicazioni sono aumentate o diminuite, e fornendomi all’istante una (seppur brutale) situazione economica quasi in real-time.

Certo è che alcune buone abitudini nel crearne uno non dovrebbero mai venire a mancare, quindi vediamo un attimo insieme cosa tenere sempre a mente per avere almeno una prima stesura.

Come iniziare a stilare il proprio calendario

Ecco la parte lunga, quella piena di consigli pseudo-tecnici. Pronti?

1) Scegliamo uno strumento che sappiamo conoscano tutti.
Di tools da usare per buttare giù il nostro bel calendario ce se sono anche troppi, ma la ricerca va fatta solo a patto che scremiamo subito la pila dei “programmini” che abbiamo scovato dividendola in due:

• i software che ci sembrano fighi perché ci fanno personalizzare il mondo con due click;
  • i software che sappiamo rappresentano uno standard informatico su larga scala.E poi buttiamo la prima. Perché? Perché un calendario deve essere:• facile da aprire da tutti i dispositivi più usati senza stare a cercare App o programmi innominabili trovati chissà dove in una lunga notte di mezza estate;• facile da aggiornare nel giro di pochi click importando magari appunti e allegati che potrebbero essere stati prodotti da terzi, mantenendo la compatibilità con i nuovi eventuali sorgenti in arrivo;• facile da condividere rapidamente anche se siamo di corsa, specie se lavoriamo insieme ad altre persone che aspettano a cascata le nostre informazioni per proseguire nello sviluppo di un progetto insieme;

  Io a tal proposito sono uno abbastanza tradizionale e lavoro sistematicamente con Excel, Google Docs ed Editorial Calendar (prima usavo Edit Flow).
  Perché tutti e tre? Excel è per antonomasia il papà di tutti i documenti ben ordinati che possiate mai realizzare in vita vostra.

  Siamo sinceri, con lui abbiamo la possibilità di personalizzare righe, colonne, spazio per i titoli, facoltà di ingrandire le celle come ci pare e piace e di scegliere per ognuna il formato e il colore (indecentemente appariscente) che più ci aggrada.

  Poi… Siamo dei Nerd ossessivi per i numeri? Perfetto, abbiamo macro, tutte formule di calcolo che potrebbero mai servirci e materiale informativo ovunque.
  Non scordiamo poi la compatibilità con ogni tipo di device e soprattutto, almeno per le operazioni base di lettura stile “battaglia navale”, lo sanno usare TUTTI.

  Google Docs invece lo uso nei progetti che devo seguire insieme ad altre persone perché posso creare fogli di calcolo condivisi con il gruppo, gestire i tipi di accesso in sola lettura o anche in scrittura e soprattutto, tutto quello che viene fatto sul documento risulta istantaneamente visibile al resto del Team senza bisogno di fare mail, ricordare ad altri di fare cose e via dicendo.

  Certo direte voi, hai Docs e usi anche Excel… ma ti ci trovi davvero comodo? In realtà, spesso mi ritrovo con fogli di calcolo talmente pieni di roba che solo a riportarli su GDocs per sperare che chi li riceve (che non sempre è un maledetto Nerd come il sottoscritto) possa capirli senza problemi, mi viene il mal di testa, quindi che faccio:

  • Creo una bella Macro dal nostro amico Excel;
  • Genero un foglio apposta per “Babbani” con dati più facili da leggere;
  • Salvo, esporto e condivido.

  Così non corro il rischio di passare tempo al telefono per spiegare appunti, dati, proiezioni e cose varie.

  Si, lo so… sono uno parecchio disturbato, ma visto che alla fine ste cose toccano sempre a me, almeno faccio come dico io.

Ma Editorial Calendar? Un bel plugin per WordPress non poteva di certo mancare in casa di un Nerd no?! WP è sicuramente uno dei CMS (Content Management System) più usati in assoluto per la realizzazione tecnica di Blog e Siti Web, si installa piuttosto facilmente grazie a guide dedicate sia sulle risorse ufficiali che su siti e blog di Hosting che propongono piani appositi di servizi Hosting WordPress, e poi avere a mente uno strumento in più che possiamo usare e proporre a chi si rivolge a noi di certo non fa mai male.

Insomma, di plugin su questa linea ne ho provato più di qualcuno e ormai è quasi un anno che uso lui, ma devo dire che mi ci trovo piuttosto bene. Lo trovo davvero utile per essere implementato nei progetti in tutti quei casi dove i proprietari, vogliono essere messi al corrente sempre e comunque di quello che viene fatto sulla loro “creatura” ma, per un motivo a caso, non vogliono usare un bel foglio di calcolo perché gli piace controllare il tutto semplicemente avendo un accesso al pannello di controllo del Tema utilizzato.

Fino ad un paio di anni fa utilizzavo Edit Flow, ma ad un certo punto lo sviluppo del plugin si è fermato e dopo un annetto senza avere altre migliorie sono passato all’altro. Parliamo comunque di due soluzioni free, scaricabili ed installabili direttamente dal repository generale su wordpress.org.

Non ha nulla a che vedere con un complesso foglio Excel ma mi permette di accontentare non richieste perché:

• Fornisce una buona panoramica dei post e di quando saranno pubblicati;
• Ha un buon sistema drag and drop per spostare le cose;
• Gestisce le bozze e fornisce un editor veloce ai contenuti;
  • Gestisce anche i messaggi tra i vari autori;Direi che in questo modo riesco davvero ad accontentare un po’ tutti.Poi…

2) Impariamo a suddividere lavori e target usando i colori (chi usa i plugin per WP si perde sta parte ma non possiamo farla piacere a tutti no?!).
Avete mai provato a condividere un calendario editoriale con 4 o 5 persone (che devono usarlo) senza provare nemmeno a dargli una riordinata tramite colori?

Ecco alcune delle reazioni più immediate:

• Ciao “Pì”, io non mi trovo mica sul file!;
• Allora io pubblico domani! No, aspetta che ho sbagliato giorno, domani è Sempronio;
• (immancabilmente) Ammazza che brutto oh! Ma io posso essere quello rosso?

A parte gli scherzi, dato per assunto che la leggibilità anche per noi stessi ne guadagnerebbe in maniera considerevole, non possiamo pretendere di fare ogni volta una esportazione ad-hoc per ogni utilizzatore del nostro magico file, e quindi una bella colorata serve per identificare al volo chi  pubblica, cosa pubblica e in quale intervallo di tempo va a farlo.

Io uso più o meno lo stesso metodo indipendentemente dal fatto che il file debba essere condiviso con altri o che serva esclusivamente a me. Nel caso di un formato a più mani (decisamente con meno appunti nella legenda finale e meno colonne con le formule per i calcoli) faccio così:

• Sulla prima colonna, segno il nome del Pro, seguito da tutti i giorni del mese (1 per colonna);

• Metto i Pro uno sotto l’altro e assegno ad ognuno un colore preciso e una o più righe del foglio (relativamente al numero dei clienti che segue);

• Scelgo una diversa nuance dello stesso colore a seconda del tipo di post che si andrà a fare e con cui riempirò gli incroci che andranno segnati seguendo lo schemino “battle-ship” con cliente/data. Le tonalità che uso sono di solito il colore pieno per i post tecnici, un mezzo tono per i post sociali e poi uno molto molto chiaro per quelli messi lì per spezzare la monotonia e che ogni tanto fanno bene;

• Nessun colore di sfondo per le righe dei committenti ma lascio tutto in B/W così i tasselli relativi al lavoro si vedono meglio.

• A ogni incrocio infine, segno nella casella il tipo di post, la lunghezza in battute, uno stralcio del titolo, il termine massimo di consegna, tag/categorie e poi, dopo averlo pubblicato, a distanza di qualche giorno inizio a segnare le condivisioni e su quali social sono state effettuate (ripassando ogni tanto a dare un’occhiata).

In questo modo, se siamo tipo in 5 e conosco a memoria più o meno il colore assegnato ad ognuno, senza trovarmi davanti ad un calendario troppo stile-arlecchino mi basta contare al volo i tasselli per capire in linea di massima la situazione e riuscire a gestire anche il carico di lavoro per i singoli user.

PS: ok lo dico… sembra una cosa terribile da fare, ma dovete sapere che se siete bravi con il VBA (Visual Basic for Application) o vi va di smanettare, è anche possibile creare Macro per contare le celle del foglio in base ad un colore prestabilito,  così magari potete pure inserire alla fine della tabella una legendina per il conteggio e capire pure se state esagerando con un determinato tipo di post,  riuscendo ad estrapolare facilmente anche un pattern delle vostre pubblicazioni.

Dai, non è difficile no?!

Infine…

3) Rinfreschiamo spesso le idee sulle pubblicazioni.
La cosa bella di lavorare con sistemi ordinati, è che quelle belle grigliette così impersonali, se usate con metodo, riescono a darci istantaneamente e con poche righe una analisi del gradimento delle nostre pubblicazioni anche solo impostando delle semplici sommatorie sul numero delle condivisioni o facendo due semplici calcoli a mente.

Se ci pensate poi, quale sistema migliore per testare nuove idee, modi di scrivere e nuovi argomenti riuscendo a capire in maniera quasi istantanea il gradimento del pubblico?

Uno dei problemi che affronterete sovente nelle vostre pubblicazioni, è infatti il metodo di “refill” dei topic principali. Come fare? Ogni quanto farlo? Basta tentare o bisogna studiare un modo sicuro?

Gli unici sistemi che funzionano sono anche stavolta i tanto odiati tentativi.
Prima di riuscire ad intuire i desideri della nicchia a cui ti rivolgi, devi ahimè iniziare a sbagliare, accettare il tonfo e ritentare. Come diceva Totò, “nessuno nasce imparato!” e quindi non negarti mai la possibilità di fare anche qualcosa che proprio così bene non va.

In ogni caso, potrai supportarti con software e plugin simili a quelli messi qui sopra e che spero ti abbiano fatto capire che un calendario editoriale non è un mostro gigante che morde, urla, o sputa fuoco dalle fauci, ma piuttosto un amico silenzioso che devi sentire spesso, trattare con rispetto e non abbandonare senza motivo.

Prima di andare a sistemare il mio calendario editoriale

Non dimenticare solo una cosa… Scrivi sempre per l’utente finale perchè sarà lui a decidere il successo o meno del tuo sforzo letterario. Per quanto possa piacerci un contenuto non è affatto detto che possa interessare o coinvolgere gli altri, quindi cerca (per quanto possibile) di avvicinarti per primo al lettore.

Sforzati di essere utile e non necessario, di consigliare e non di imporre, di offrire e non regalare.

Per stavolta credo sia tutto.
As usual, lo spazio per chiacchierare è qui sotto.

Saluti pigri e alla prossima.

SEO-Pigro