Ognuno di noi utilizza la posta elettronica, uno strumento che ormai è diventato di uso comune e di notevole importanza per lo scambio di materiale e di documenti. Un aspetto, questo, che può essere di grande aiuto soprattutto per chi utilizza la mail per il proprio lavoro. Conoscendo bene i vantaggi che l’email ci offre, percepiamo immediatamente il grande aiuto e l’utilità che essa può fornirci.
Detto questo, forse non tutti sanno che è possibile inserire la propria firma all’interno del testo del nostro messaggio, o magari non sanno come fare per crearla. Essa rappresenta un elemento importante per garantire un aspetto più professionale al nostro scambio di corrispondenza elettronica. Se per caso siamo in contatto con un’azienda o con qualche professionista del settore, la possibilità di affinare per bene il nostro testo e di presentarci in maniera professionale ha la sua importanza.
Vediamo quindi cosa bisogna fare per creare una firma nei messaggi in uscita sulla posta elettronica, per godere dei vantaggi di cui sopra.
Diciamo subito che possiamo inserire nel nostro testo qualunque tipologia di firma: possiamo inserire infatti firme che includono testo, biglietto da visita, immagine della nostra firma scritta a mano e molto altro. Possiamo quindi scegliere qualunque tipo di firma che desideriamo.
Una possibilità che ci offre il web è quella di configurare Microsoft Office Outlook in modo da poter cosi inserire anche una firma automatica ogni qual volta si invia un messaggio.
Per creare la nostra firma non dobbiamo far altro che entrare nel nostro indirizzo di posta elettronica e, nel nuovo messaggio, fare click su Firma e poi di seguito su Firme. Nella scheda Firma di posta elettronica fare clic su Nuovo.
A questo punto possiamo digitare il nome che dovrà apparire come nostra firma e cliccare su OK. Nella casella Modificare la firma inseriamo il teso che sarà incluso nella firma stessa.
Abbiamo anche la possibilità di inserire altri elementi oltre al testo, basta che ci rechiamo nel comando esatto per ogni tipologia di inserimento. A tal proposito, possiamo fare l’esempio del Biglietto da visita che possiamo trovare digitando sull’omonimo comando e selezioniamo un contatto da Archiviato come, dopodiché clicchiamo su OK. L’inserimento del biglietto da visita dona alla nostra firma un tono estremamente professionale, aspetto che verrà sicuramente apprezzato da chi riceve il nostro messaggio che avrà quindi un’impressione ottima della nostra persona.
Possiamo anche aggiungere un’immagine alla nostra firma: quello che dobbiamo fare, in questo caso, è cliccare su Immagine, e dopo aver fatto questo scegliamo l’immagine che preferiamo venga inserita. Fatta la nostra scelta, digitiamo su OK. L’aggiunta di un’immagine alla nostra firma può dare al nostro messaggio un tono sì professionale ma anche creativo. La scelta di quale possa essere l’opzione migliore dovrà essere presa ovviamente dall’utente, a seconda anche del destinatario del messaggio.
Come abbiamo scritto in precedenza, con Microsoft Office Outlook possiamo anche inserire la nostra firma automatica, in modo tale che essa appaia in tutti i nostri messaggi in uscita, evitandoci così di effettuare l’intera procedura di volta in volta.
Volete sapere come fare? Bene, vediamo i passaggi: quando andiamo a scrivere un nostro nuovo messaggio, facciamo (come in precedenza) click prima su Firma e poi su Firme. Fatto questo, andiamo in Scegliere la firma predefinita e selezioniamo un account di posta elettronica a cui associare la firma nelle’elenco Account di posta elettronica. Nell’elenco Nuovi messaggi selezionare la firma desiderata. Abbiamo anche la possibilità di inserire la nostra firma nei messaggi di risposta e nei messaggi inoltrati, per farlo basta selezionare la firma nell’elenco Risposte/inoltri.
Queste rapide procedure, per altro molto semplici da portare a termine, daranno ai nostri messaggi un tocco più professionale, garantendoci una reputazione di alto livello presso i nostri clienti e/o committenti.
